Als steuerlicher Anreiz für internationale Mitarbeiterentsendungen können in den Niederlanden entsendebedingte Kosten durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Des Weiteren wurde vor einigen Jahren die sogenannte 30%-Regel eingeführt. Unter Erfüllung der entsprechenden Voraussetzungen ist es aufgrund dieser Regelung möglich, für bestimmte Mitarbeiter mittels einer Zulage entsendebedingte Kosten, die dem Mitarbeiter dadurch entstehen, dass er vorrübergehend außerhalb seines Heimatlandes tätig ist, pauschal steuerfrei zu erstatten. Im Folgenden möchten wir Ihnen die Voraussetzungen für die Anwendung der sogenannten 30%-Regel erläutern.
Zur Anwendung der 30%-Regel müssen die folgenden Kriterien erfüllt sein:
Entsendebedingte Kosten sind solche, die direkt durch die Tätigkeit in den Niederlanden entstehen. Eine nicht abschließende Übersicht der „entsendebedingten“ Kosten hat die niederländische Finanzverwaltung veröffentlicht:
- Kaufkraftzulage (Cost of Living Allowance)
- Kosten eines doppelten Haushaltes
- Kosten für Visum/Aufenthaltsgenehmigung
- Steuerberatungskosten
- Hotelkosten
- Kosten für Familienheimfahrten
- Sprachkurskosten
Diese können grundsätzlich in den Niederlanden steuerfrei erstattet werden.
Zu beachten ist jedoch, dass, soweit die 30%-Regel angewandt wird, die tatsächlich entstandenen Kosten nicht zusätzlich zur 30%-Zulage steuerfrei erstattbar sondern als steuerpflichtig zu berücksichtigen sind. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, jährlich zu überprüfen, dass neben der 30%-Zulage entsendebedingte Kosten nicht zusätzlich steuerfrei erstattet werden. Hiervon ausgenommen sind Kosten für den Besuch der Kinder einer internationalen Schule; diese dürfen neben der 30%-Zulage steuerfrei erstattet werden.
Zu den entsendebedingten Kosten zählen nicht die üblichen Reisekosten (z.B. innerhalb der Niederlande oder auf Dienstreisen); diese sind im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten weiterhin steuerfrei erstattbar.
Es ergeben sich folgende Gestaltungsmöglichkeiten:
In der Praxis wird im Regelfall zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine Kürzung (2. Alternative) vereinbart. Die Ermittlung sieht dann wie folgt aus:
Bisher vereinbartes Gehalt: 6.000 Euro (100 %)
Gekürztes, steuerpflichtiges Gehalt: 4.200 Euro (70 %)
Zulage: 1.800 Euro (30 %)
Bei Gestaltung mittels Kürzung des bisher vereinbarten Arbeitslohnes ist dies im Arbeitsvertrag oder mittels einer zusätzlichen schriftlichen Vereinbarung zum Arbeitsvertrag zu dokumentieren.
Ausgangspunkt ist der nach niederländischem Recht (lohn)steuerpflichtige Arbeitslohn zzgl. der 30%-Zulage. Mit anderen Worten: die 30%-Zulage entspricht 30/70 des steuerpflichtigen Arbeitslohnes.
Beispiel:
Gehalt: 100.000 Euro
Tatsächliche entsendebedingte Kosten: 15.000 Euro
Sofern die 30%-Regel Anwendung findet, stellen die tatsächlichen entsendebedingten Kosten steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, so dass für die Berechnung der 30%-Zulage ein steuerpflichtiger Arbeitslohn von € 115.000 zugrunde zu legen ist. Somit wäre folgende Zulage steuerfrei erstattbar:
Gehalt, inkl. Kosten: 115.000 Euro (100 %)
Gekürztes Gehalt: 80.500 Euro (70 %)
Pauschale Zulage: 34.500 Euro (30 %)
Anhand dieses Beispiels wird die Anreizwirkung der 30%-Regel deutlich. Statt der tatsächlich entstandenen Kosten von 15.000 Euro ist eine steuerfreie Erstattung einer Zulage von 34.500 Euro möglich, denn, sofern die 30%-Regel keine Anwendung findet, sind lediglich die tatsächlich entstandenen entsendebedingten Kosten in Höhe von 15.000 Euro steuerfrei erstattbar.
Die 30%-Regel wird nach derzeitiger Rechtslage für eine Dauer von 10 Jahren gewährt. Dieser Zeitraum verringert sich um die Zeiten, während denen sich der betreffende Mitarbeiter in den Niederlanden aufgehalten oder bereits eine Beschäftigung ausgeübt hat. Dabei reicht bereits ein Arbeitstag in einem Monat aus, um einen Monat Kürzung des 10-Jahreszeitraumes zu verursachen.
Hiervon gibt es folgende Ausnahmen:
Arbeitnehmer, die der 30%-Regel unterliegen, können auf Antrag als nach niederländischem Recht beschränkt steuerpflichtig behandelt werden, also weitgehend nur mit Ihrem Arbeitslohn besteuert werden; Kapitaleinkünfte sind dann beispielsweise nicht steuerpflichtig.
Es ist zu beachten, dass bei Kürzung des bisherigen Arbeitslohnes auf 70 % zugleich auch die sozialversicherungspflichtige Bemessungsgrundlage auf 70 % gekürzt wird, so dass Sozialversicherungsbeiträge auf Basis des gekürzten Gehaltes geleistet werden. Praktisch relevant ist dies allerdings nur bis zu einem Arbeitslohn von 70.425 Euro, da die Beitragsbemessungsgrenze derzeit (2011) 49.297 Euro beträgt.
Praktisch wirkt sich diese Regelung bei deutschen Mitarbeitern in den Niederlanden dann nicht aus, wenn diese aufgrund einer A1-Bescheinigung in der deutschen Sozialversicherung verbleiben. Das sozialversicherungspflichtige Entgelt bemisst sich in diesen Fällen nach deutschen Vorschriften.
Ab Januar 2012 werden hinsichtlich der 30%-Regel voraussichtlich folgende Änderungen wirksam:
Sollte ein in den Niederlanden tätiger Mitarbeiter in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig sein, weil er während der Auslandstätigkeit den Wohnsitz in Deutschland beibehält, unterliegt er mit seinen im jeweiligen Kalenderjahr erzielten Einkünften in Deutschland auch weiterhin dem sog. Welteinkommensprinzip. Aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und den Niederlanden wird das niederländische Gehalt in der deutschen Einkommensteuererklärung regelmäßig steuerfrei sein, allerdings für die Ermittlung des anzuwendenden Steuersatzes herangezogen werden. Daher ist das niederländische Gehalt weiterhin in der deutschen Einkommensteuererklärung anzugeben. Regelmäßig werden hierzu entsprechende Gehaltsnachweise aus den Niederlanden vorliegen. Fraglich ist nun, ob das Gehalt auf Basis der bisher vereinbarten 100 % oder der gekürzten 70 % zu berücksichtigen ist.
Nach den Regelungen des Einkommensteuergesetzes sind die Einkünfte, die in einer deutschen Einkommensteuererklärung anzugeben sind, nach den Vorschriften des deutschen Steuerrechts zu ermitteln. Da das deutsche Recht die 30%-Regel nicht kennt, ist konsequenterweise von einem Gehalt von 100 % auszugehen. Es ist daher immer zu prüfen, ob ein Mitarbeiter der 30%-Regel unterliegt. Auskunft hierüber erhält man direkt aus den niederländischen Gehaltsinformationen (30%-Zulage als gesonderte Gehaltsposition) oder vom niederländischen Arbeitgeber.
Wir sind gerne bereit, Sie und ihre entsandten Arbeitnehmer bei der Prüfung der Voraussetzungen und Beantragung der 30%-Regelung in den Niederlanden zu unterstützen. Sprechen Sie uns an!
Peter Mosbach I Düsseldorf
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