Automatisierung von Workflows für globale Verrechnungspreisdokumentationsprojekte

Nachdem mittlerweile alle bedeutenden Länder Verrechnungspreisdokumentationsvorschriften besitzen, stellt sich für multinationale Konzerne die Frage nach einem möglichst effizienten länderübergreifenden Dokumentationsprozess. Dieser Artikel stellt die Automatisierung von den entsprechenden Dokumentationsprozessen mit Hilfe von Microsoft Sharepoint vor.

1. Herausforderungen in globalen Verrechnungspreisdokumentationsprojekten

Nachdem mittlerweile alle bedeutenden Länder Verrechnungspreisdokumentationsvorschriften haben, stellt sich für multinationale Konzerne die Frage nach einem möglichst effizienten länderübergreifenden Dokumentationsprozess. Dieser Artikel stellt die praxiserprobte Automatisierung von den entsprechenden Dokumentationsprozessen mit Hilfe von Microsoft Sharepoint vor.

Um die Konsistenz der Verrechnungspreisdokumentationen unterschiedlicher Konzerngesellschaften weltweit sicherzustellen, erfolgt vermehrt eine zentrale Erstellung bzw. zumindest eine zentrale Organisation der Verrechnungspreisdokumentation. Bei Anwendung eines solchen zentralen Dokumentationsansatzes wird häufig zunächst ein länderübergreifendes Kerndokument von der Konzernmutter erstellt. Dieses wird anschließend durch lokale Ansprechpartner angepasst und/ oder um einzelne Kapitel, welche spezifische Informationen zu der jeweiligen Konzerngesellschaft enthalten, ergänzt.

Ein globaler Dokumentationsansatz ist mit folgenden Herausforderungen verbunden:

Hoher Koordinationsaufwand aufgrund der Vielzahl der involvierten Personen und unterschiedlichen Fristen;
Hoher Kommunikationsaufwand, aufgrund der unterschiedlichen Informationen, die in den Verrechnungspreisdokumentationen aufzunehmen und abzustimmen sind.

In der Praxis wird diese Koordination und Kommunikation häufig via E-Mail bewerkstelligt. Entsprechend erfolgt das Monitoring des Fortschritts und der offenen Punkte oftmals mit Hilfe von Excel.

Die Praxiserfahrung zeigt, dass diese Lösung mit zahlreichen Problemen behaftet ist:

Austausch von Dokumenten: Es ist nicht sichergestellt, dass alle Beteiligten immer an der letzten, aktuellen Version des Dokuments arbeiten;
Workflows: Die Verwaltung der Arbeitsabläufe via E-Mail gestaltet sich als sehr mühsam und ineffizient;
Statustracking: Die Excel-Tabellen müssen regelmäßig händisch gepflegt werden, was zu einem erhöhten Arbeitsaufwand führt, bzw. Inkonsistenzen zur Folge haben kann.

Als Alternative bieten sich sogenannte Workflow Management Lösungen („Workflow Tools“) an. In der Praxis konnte insbesondere mit Mircosoft Sharepoint positive Erfahrungen für Verrechnungspreisdokumentationen gesammelt werden. So können Daten und Prozesse einfach und strukturiert bereitgestellt bzw. durchgeführt werden. Insbesondere ist der Status einzelner Projektphasen jederzeit abrufbar. Im Folgenden werden die für uns wesentlichen Bestandteile dieser Lösungen im Detail vorgestellt.

2. Wesentliche Bestandteile der vorgestellten Lösung im Detail

Definition des Dokumentationsprozesses

Zunächst sollte unter Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse des Konzerns ein Dokumentationsprozess definiert werden, d.h. es ist festzulegen, welche Arbeitsschritte der Reihe nach abzuarbeiten sind, wer jeweils dafür die Verantwortung trägt und welcher Zeitrahmen für den jeweiligen Arbeitsschritt vorgehsehen ist.

Nachdem der Dokumentationsprozess definiert wurde, kann der Prozess im Workflow Tool entsprechend abgebildet werden, womit eine automatisierte Abarbeitung des Prozesses durch das Tool erfolgen kann.

Masterseite/Länderseiten

Das Workflow Tool wird über eine Masterseite gesteuert, welche die Einstiegsseite des Workflow Tools darstellt. Die Masterseite zeigt einen Überblick der an der globalen Verrechnungspreisdokumentation beteiligten Länder bzw. der zugehörigen separaten Länderseiten, welche in Abhängigkeit individueller Zugriffsrechte angesteuert werden können.

Die Länderseiten beinhalten alle relevanten Informationen zur lokalen Abarbeitung des Dokumentationserstellungsprozesses im jeweiligen Land. Die Länderseiten gliedern sich daher in einen Dokumenten-, einen Aufgaben- und einen Statusbereich. Während im Dokumentenbereich alle relevanten Daten (wie beispielsweise Informationen zur lokalen Konzerneinheit oder Entwurfsversionen der lokalen Verrechnungspreisdokumentation) gespeichert werden können, beinhaltet der Aufgabenbereich eine Übersicht aller dem lokalen Team zugewiesenen Aufgaben und deren Fälligkeit. Der Statusbereich gibt Auskunft über den Fortschritt des lokalen Dokumentationserstellungsprozess, womit alle Informationen zentral an einer Stelle und auf einen Blick abrufbar sind.

Austausch von Dokumenten

Im Workflow Tool gespeicherte Dokumente sind jederzeit und weltweit von allen Teammitglieder mit entsprechenden Zugriffsrechten abruf- und bearbeitbar. Somit ist sichergestellt, dass alle Teammitglieder stets Zugriff auf die aktuellste Version der Dokumente besitzen. Das History-Tracking ermöglicht zudem Änderungen nachträglich nachzuvollziehen. Up- und Downloads auf bzw. von den Länderseiten sind komfortabel ausgestaltet und können bei Bedarf auch in den Windows Explorer eingebunden werden.

Workflows

Das Workflow Tool hält verrechnungspreisspezifische Standardworkflows vor, mit Hilfe derer sowohl der Informationssammlungs- als auch der spätere Dokumentationsprozess teilautomatisiert werden können. Durch die Automatisierung von Workflows können Aufgaben unterschiedlichen Projektmitgliedern automatisiert zugewiesen werden. Diese Anwendung ist insbesondere im Rahmen der lokalen Informationssammlung und des späteren Roll-out der Verrechnungspreisdokumentationen hilfreich. So werden im Workflow nachgelagerte Projektmitglieder automatisch informiert, sobald beispielweise der lokale Informationssammlungsprozess abgeschlossen und die Dokumente mit den entsprechenden Informationen in das Tool hochgeladen wurden. Damit kann der nachgelagerte Arbeitsschritt ohne Zeitverzug erfolgen, da die verantwortlichen Personen automatisch über ihre anstehende Aufgabe informiert werden. Die Versendung von E-Mails um lokalen Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen oder deren Abarbeitung nachzuverfolgen entfällt komplett und führt zu einer signifikanten Zeitersparnis.

Statustracking

Das automatisierte Statustracking stellt sicher, dass alle Teammitglieder zu jeder Zeit über den aktuellen Stand des Projekts in ihrem Land informiert sind. Zudem beinhaltet das spezielle Statusmonitoring für das Zentralteam des Steuerpflichtigen auf einer Seite eine Übersicht des Fortschritts des globalen Projekts in allen Ländern mit Darstellung zuvor definierter Milestones. Das händische Tracking des Projektstatus mittels Excel oder ähnlicher Lösungen entfällt somit.

3. Fazit

Zusammenfassend bieten Workflow Tools viele sinnvolle Funktionen, die die Koordination und den Ablauf von globalen Dokumentationsprojekten innerhalb eines Konzerns optimieren können. Die von uns für Verrechnungspreiszwecke angepasste Version von Microsoft Sharepoint basiert auf unseren Erfahrungswerten aus einer Vielzahl von globalen Verrechnungspreisdokumentationsprojekten und hat sich in der Praxis bewährt. Eine Anpassung an die individuellen Bedürfnisse und internen Prozesse des Steuerpflichtigen ist jederzeit umsetzbar. Des Weiteren ist diese Lösung beliebig skalierbar und eignet sich daher sowohl für kleinere multinationale Unternehmen bis hin zum Großkonzern. Gerne stellen wir im Rahmen eines persönlichen Treffens die oben dargestellte Lösung anhand eines Praxisbeispiels bei Ihnen vor.

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