Elektronische Rechnungen: Vereinfachung wird zum 01.07.2011 rückwirkend Gesetz

Mit der Unterschrift des Bundespräsidenten treten rückwirkend zum 01.07.2011 endlich die neuen Vereinfachungsregeln zur elektronischen Übertragung von Rechnungen nach § 14 Abs. 1 und Abs. 3 UStG neue Fassung in Kraft. Diese Regelung setzt die von der EU nach Art 233 MwStSystRL geforderten Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen 18 Monate früher um als gefordert (spätestens zum 01.01.2013 haben alle EU-Staaten die Regelung in nationales Recht umzusetzen)

Damit gelten für beide Übermittlungsarten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) folgende gleiche Anforderungen:

1. Echtheit der Herkunft der Rechnung, d.h. Sicherheit der Identität des Rechnungsaustellers; 
2. Unversehrtheit des Inhalts, also dass die nach diesem Gesetz (UStG) erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.

Gegenüber der bisherigen Rechtslage, die bei der elektronischen Rechnung zur Erfüllung dieser Anforderungen nur die beiden Verfahren elektronische Signatur und EDI vorsah, ist der Unternehmer nach § 14 Abs. 1 UStG n.F. nunmehr in einem dritten Verfahren darin frei, wie er die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet (elektronische Signatur und EDI sind also weiterhin möglich). Er kann dies insbesondere durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreichen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Leistung schaffen. Dies kann auch eine schon geltende, „herkömmliche“ Rechnungseingangsprüfung sein. So können Rechnungen künftig grundsätzlich z.B. auch als pdf. – Anlage von E-Mails versendet werden. 

Da eine erhebliche Barriere auf dem Weg zur elektronischen Rechnung nun weggefallen ist, denken viele Unternehmen über die Einführung einer elektronischen Rechnungsübermittlung nach. 

Es darf dabei aber nicht übersehen werden, dass andere Vorschriften, z.B. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und des HBG zur elektronischen Archivierung weiterhin hohe Anforderungen stellen und sich daraus z.B. bei Eingangsrechnungen ein Risiko für die Geltendmachung des Vorsteuerabzuges ergeben kann. Auch ist bei einer Rechnungsstellung per e – mail einiges zu beachten, u.a. die möglichen Zugriffsrechte der Betriebsprüfung auf das interne E-Mail System. 

Mit der Einführung einer elektronischen Rechnungsstellung bieten sich durchaus weitere Chancen, insgesamt die unternehmerischen Prozesse aus Sicht der Umsatzsteuer zu optimieren und so effektiv Kosten zu sparen und Risiken zu vermeiden. 

Deloitte kann Sie bei den rechtlichen und technischen Fragen rund um die Einführung einer elektronischen Rechnungsstellung beraten. Gerne stellen wir auch die weiteren Möglichkeiten für mehr Effizienz und Risikominimierung dar.

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