BMF: Beleg- und Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Rechtzeitig zum Inkrafttreten der Neufassung des § 17a UStDV am 01.10.2013 hat das BMF in einem am 16.09.2013 veröffentlichten Schreiben zu Einzelheiten der neuen Regelung (Gelangensbestätigung) Stellung genommen.

Hintergrund

Das lange erwartete endgültige BMF-Schreiben zu den Beleg- und Nachweispflichten bei der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen enthält insbesondere einige Erleichterungen zum Belegnachweis bei Kurierdiensten, im Übrigen aber nur wenige Abweichungen gegenüber dem letzten Entwurf vom 24.06.2013.

Verwaltungsanweisung

Für die Praxis dürfte zunächst besonders wichtig sein, dass das Schreiben gegenüber dem Entwurf eine weitere Nichtbeanstandungsfrist über den 30.09.2013 hinaus vorsieht, wonach für bis zum 31.12.2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen die beleg- und buchmäßigen Nachweise noch auf der Grundlage der bis zum 31.12.2011 geltenden Rechtslage geführt werden können.

Beim Nachweis über eine Gelangensbestätigung nach §17a Abs.2 Nr. 2 UStDV kam es zu folgenden Änderungen im Vergleich zur Entwurfsfassung:

- Bei elektronischer Übertragung der Gelangensbestätigung per E-Mail ist jetzt klargestellt, dass es nicht schädlich ist, wenn aus der E-Mail – Adresse (Domain) des Senders das Bestimmungsland der Lieferung oder der Ansässigkeitsmitgliedstaat des Abnehmers nicht erkennbar ist (Abschnitt 6a.4. Absatz 3 UStAE).

- Sammelbestätigungen für den Zeitraum von bis zu einem Quartal setzen keine dauerhafte Lieferbeziehung mehr voraus, sondern sind allgemein zulässig (Abschnitt 6a.4 Absatz 4 UStAE).

- Für die Archivierung der E-Mail bei elektronischer Übertragung wird geklärt, dass neben der Gelangensbestätigung auch die zugehörige E-Mail entweder in elektronischer oder auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden kann (Abschnitt 6a.4. Absatz 6 UStAE).
Des Weiteren sieht das BMF-Schreiben in Bezug auf das Versendungsprotokoll in Versendungsfällen (insbesondere, aber nach dem jetzigen Wortlaut noch klarer nicht nur durch Kurierdienstleister) folgende Regelungen vor:

- Es wird klargestellt, dass der Nachweis hierbei durch mehrere Dokumente geführt werden kann (Abschnitt 6a.5. Absatz 5 Satz 2 UStAE).

- Der Nachweis kann aus Vereinfachungsgründen bei der Versendung eines oder mehrerer Gegenstände, deren Wert insgesamt 500 Euro nicht übersteigt, durch eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und durch einen Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung für die Lieferung des Gegenstands oder der Gegenstände geführt werden (Abschnitt 6a.5. Absatz 5 Satz 3 UStAE).

- Zudem kann bezüglich der Angaben zur handelsüblichen Bezeichnung und Menge der beförderten Gegenstände auf die Rechnung über die Lieferung durch Angabe der Rechnungsnummer verwiesen werden, wenn auf der Rechnung die Nummer des Versendungsbelegs angegeben ist (Abschnitt 6a.5. Absatz 6 Satz 2 UStAE).

- Eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung kann darin bestehen, dass der liefernde Unternehmer mit dem mit der Beförderung beauftragten Unternehmer eine schriftliche Rahmenvereinbarung über periodisch zu erbringende Warentransporte abgeschlossen hat oder schriftliche Bestätigungen des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers über den Beförderungsauftrag vorliegen, wie z.B. Einlieferungslisten oder Versandquittungen (Abschnitt 6a.5. Absatz 6 Satz 3 UStAE).

- Aus dem von dem mit der Beförderung beauftragten Unternehmer erstellten Protokoll, das den Warentransport nachvollziehbar bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist (sog. tracking-and-tracing-Protokoll) muss sich der Monat und der Ort des Endes der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet ergeben (Abschnitt 6a.5. Absatz 6 Satz 4 UStAE). Ein Nachweis der Bestätigung des Empfängers, die Ware erhalten zu haben (z.B. Nachweis der Unterschrift des Empfängers gegenüber dem örtlichen Frachtführer), ist nicht erforderlich.
Weitere Änderungen:

- Im besonderen Fall des gemeinschaftlichen Versandverfahrens kann der Nachweis unter bestimmten Voraussetzungen durch eine Bestätigung der Abgangsstelle erbracht werden. Bisher sah der Entwurf des BMF-Schreibens die Möglichkeit des Nachweises über die Bestätigung der Abgangsstelle nur in Beförderungsfällen als zulässig an. Im Rahmen des nun veröffentlichen BMF Schreibens wird diese Möglichkeit der Nachweiserbringung auch in den Fällen der Versendung zugelassen (Abschnitt 6a.5. Absatz 11 UStAE).

- Zum Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung von Fahrzeugen, die durch den Abnehmer befördert werden, ist eine einfache Kopie der Zulassung des Fahrzeugs auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat ausreichend (Abschnitt 6a.5. Absatz 16 UStAE).

- Zudem wurde der Hinweis auf die besondere Sorgfaltspflicht des Unternehmers, wenn auffällige Unterschiede zwischen der Unterschrift des Abholers unter der Empfangsbestätigung auf der Rechnung und der Unterschrift auf dem vorgelegten Personalausweis bestehen, gestrichen (siehe vormals Abschnitt 6a.8. Absatz 7 UStAE – Entwurf).

Insgesamt enthält das nun vorliegende BMF-Schreiben einige Erleichterungen, die den Gegebenheiten in der Praxis Rechnung tragen. Vor allem die durch die elektronische Übertragung der Nachweise ermöglichte Automatisierung des Verfahrens bedeutet eine deutliche Vereinfachung der betrieblichen Abläufe. Es ist zu erwarten, dass die Finanzbehörden nun ihr Augenmerk verstärkt auf das Vorliegen eines vollständigen Belegnachweises richten, wobei es bei der Auslegung einzelner Regelungen des nun geänderten UStAE hinsichtlich der Anforderungen an die Nachweise allerdings auch weiterhin zu Anwendungsproblemen kommen dürfte.

Wir empfehlen, spätestens jetzt die betrieblichen Prozesse bei der Nachweisführung und die derzeit üblicherweise verwendeten Nachweise (stichprobenartig) im Hinblick auf die jetzt vorliegenden Regelungen zu überprüfen, da bei nicht ordnungsgemäßem Vorliegen der Belegnachweise das Risiko der Nichtanerkennung der Steuerbefreiung besteht.